1- DOMAINE D’APPLICATION
Les présentes conditions sont applicables aux conventions portant sur les missions conclues entre le cabinet INTERACTO dénommé le professionnel de l’expertise comptable et son client ou adhérent.
Le client reconnaît qu’il contracte en qualité de professionnel[1] et que la lettre de mission annexée constitue un contrat de prestations de services en rapport direct avec ses activités professionnelles.
2- DEFINITION DE LA MISSION
Les travaux incombant au professionnel de l’expertise comptable sont détaillés dans la lettre de mission et ses annexes et sont strictement limités à son contenu.
Toute mission ou prestation complémentaire devra faire l’objet d’une information préalable du client ou de l’adhérent afin que celui-ci soit en mesure de manifester son accord.
3- OBLIGATIONS DE L’EXPERT-COMPTABLE
L’expert-comptable effectue la mission qui lui est confiée conformément aux dispositions du Code de déontologie intégré au décret du 30 mars 2012 relatif à l’exercice de l’activité d’expertise comptable, de la norme professionnelle de « Maîtrise de la qualité», de la norme « anti-blanchiment » élaborée en application des dispositions du Code monétaire et financier et le cas échéant de la norme professionnelle de travail spécifique à la mission considérée. Il contracte, en raison de cette mission, une obligation de moyens.
L’expert-comptable peut se faire assister par les collaborateurs de son choix. Le nom du collaborateur principal chargé du dossier est indiqué au client.
A l’achèvement de sa mission, l’expert-comptable restitue les documents appartenant au client que ce dernier lui a confiés pour l’exécution de la mission.
L’expert-comptable est tenu :
- à une obligation au secret professionnel dans les conditions prévues à l’article 226-13 du Code pénal ;
- à une obligation de discrétion, distincte de l’obligation précédente, quant aux informations recueillies et à la diffusion des documents qu’il a établis. Ces derniers sont adressés au client, à l’exclusion de tout envoi à un tiers, sauf demande du client. Les documents établis par l’expert-comptable seront en conséquence adressés au client, à l’exclusion de tout envoi direct à un tiers (sauf instruction spécifique de la part du client et exception faite des transmissions aux administrations fiscales et sociales et OGA autorisées par mandat joint en annexe).
4- OBLIGATIONS DU CLIENT
Le client s’interdit tout acte de nature à porter atteinte à l’indépendance de l’expert-comptable ou de ses collaborateurs, notamment en s’abstenant de leur faire toutes offres d’exécuter des missions pour leur propre compte ou de devenir salarié du client.
Le client s’engage :
- A fournir à l’expert-comptable préalablement au commencement de la mission, les informations et documents d’identification requis en application des dispositions visées aux articles L 561-1 et suivants du Code monétaire et financier, à savoir :
Dans le cadre de l’obligation d’identification du client:
- si le client est une personne physique, obtention d’un document d’identité officiel en cours de validité comportant sa photographie ;
- si le client est une personne morale, tout acte ou extrait de registre officiel datant de moins de trois mois constatant la dénomination, la forme juridique, l’adresse du siège social, l’identité des associés et dirigeants et la composition et la répartition du capital.
Dans le cadre de l’obligation d’identification du bénéficiaire effectif, s’il apparait qu’une personne physique remplit les conditions pour être qualifiée de bénéficiaire effectif:
- les éléments d’identification de cette personne.
- A mettre à la disposition de l’expert-comptable, dans les délais convenus, l’ensemble des documents et informations nécessaires à l’exécution de la mission ;
- A réaliser les travaux lui incombant conformément aux dispositions prévues dans le tableau de répartition des obligations respectives[2] ;
- A respecter les procédures mises en place pour la réalisation de la mission et notamment le planning d’intervention de l’expert-comptable figurant dans la lettre de mission ;
- A porter à la connaissance de l’expert-comptable les faits nouveaux ou exceptionnels et à lui signaler également les engagements susceptibles d’affecter les résultats ou la situation patrimoniale de l’entité ;
- A confirmer par écrit, si l’expert-comptable le lui demande, que les documents, renseignements et explications fournis sont exhaustifs et reflètent fidèlement la situation patrimoniale de l’entité ;
- A vérifier que les états et documents produits par l’expert-comptable sont conformes aux demandes exprimées et aux informations fournies par lui-même et à informer sans retard le professionnel de tout manquement ou erreur.
Le client reste responsable de la bonne application de la législation et des règlements en vigueur ; l’expert-comptable ne peut être considéré comme se substituant aux obligations du client du fait de cette mission.
Conformément aux prescriptions légales, le client doit prendre toutes les mesures nécessaires pour conserver les pièces justificatives et, d’une façon générale, l’ensemble des documents produits par l’expert-comptable pendant les délais de conservation requis par la loi ou le règlement.
Dès lors que des traitements sont assurés sur le système informatique du client, ce dernier devra assurer la sauvegarde et l’archivage des données et des traitements informatisés pour en garantir la conservation, l’inviolabilité et la lecture ultérieure.
D’une façon générale, le client doit par ailleurs
prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection de son
système informatique.
5- HONORAIRES
L’expert-comptable reçoit du client des honoraires librement convenus qui sont exclusifs de toute autre rémunération, même indirecte. Il est remboursé de ses frais de déplacement et débours.
Des acomptes sur honoraires peuvent être demandés périodiquement.
Les conditions de règlement des honoraires sont les suivantes :
Les honoraires sont payés à leur date d’échéance ; en cas de paiement anticipé, aucun escompte n’est accordé ; en cas de retard de paiement, des pénalités de retard sont exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture ; sauf disposition contraire qui ne peut toutefois fixer un taux d’intérêt de ces pénalités inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal, le taux d’intérêt sera égal à celui appliqué par la Banque Centrale Européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage. Les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire.[3]
Une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de 40 euros est également exigible de plein droit en cas de retard de paiement[4]. Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, une indemnisation complémentaire peut être réclamée sur justificatifs.
Toute contestation d’une facture devra être faite dès réception, préciser la prestation contestée, et être motivée ; ladite contestation ne pourra justifier le non-paiement des autres prestations non contestées, y compris celles réalisées concomitamment, simultanément, ou lorsque les conditions de recours à la facture périodique sont remplies, incluses dans la même facture.
Le non-paiement des honoraires pourra, après rappel par lettre recommandée avec accusé de réception, entraîner la suspension des travaux ou mettre fin à la mission.
En cas de changement de modalités de facturation, une information préalable sera donnée au client.
En cas de rupture du contrat par l’une ou l’autre des parties, une assistance pour réaliser le transfert du dossier dans l’entreprise ou à un nouveau prestataire pourra être effectuée à la demande du client.
En cas d’usage du droit de rétention prévu à l’article 168 du Code de déontologie intégré au décret du 30 mars 2012 relatif à l’exercice de l’activité d’expertise comptable, le président du Conseil Régional de l’Ordre des experts-comptables sera informé.
6- RESPONSABILITE CIVILE PROFESSIONNELLE DE L’EXPERT-COMPTABLE
La responsabilité civile professionnelle de l’expert-comptable ne peut être mise en jeu que sur une période contractuellement définie à 3 ans à compter des événements ayant causé un préjudice à l’entreprise.
Les actions en responsabilité contre l’expert-comptable devront être formées dans un délai de trois mois à compter des événements ayant causé un préjudice à l’entreprise, à peine de forclusion.
Tout événement susceptible d’avoir des conséquences notamment en matière de responsabilité doit être porté sans délai par le client à la connaissance de l’expert-comptable.
La responsabilité civile professionnelle du professionnel de l’expertise comptable est couverte par un contrat d’assurance souscrit auprès de la compagnie VERSPIEREN.
La responsabilité de l’expert-comptable ne peut notamment être engagée dans l’hypothèse où le préjudice subi par le client est une conséquence :
- d’une information erronée ou d’une faute ou négligence commise par le client ou par ses salariés,
- du retard ou de la carence du client à fournir une information nécessaire à l’expert-comptable,
- des fautes commises par des tiers intervenant chez le client.
7- TRAIEMENT DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
Chaque partie s’engage à se conformer aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 (« Règlement Général sur la Protection des Données » ou « RGPD ») et de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.
Information du client. Le client est informé que le cabinet est ou peut être amené, dans le cadre de la réalisation de sa mission, à collecter auprès du client et à traiter des données à caractère personnel concernant notamment ses dirigeants, associés, membres de son personnel, clients et autres partenaires commerciaux.
Ces données ne sont collectées et traitées par le cabinet que dans la mesure strictement nécessaire à la réalisation de sa mission, au respect de ses obligations légales et réglementaires ou aux fins de ses intérêts légitimes.
Ces données ne font pas l’objet d’un transfert en dehors de l’Union européenne.
Toute personne physique dont les données à caractère personnel font l’objet d’un traitement par le cabinet bénéficie sur ces données d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, d’un droit à la portabilité ainsi qu’un droit à la limitation et un droit d’opposition au traitement effectué sur ces données.
Le client reconnaît avoir pris connaissance de la Politique de protection des données du cabinet, accessible sur le site internet https://interacto.fr/rgpd/ ou disponible à la demande, annexe qui rappelle les obligations du cabinet en qualité de responsable de traitement dans le cadre de sa relation avec le client (notamment dans le cadre de la gestion de la relation commerciale et marketing du cabinet avec le client).
Toute demande d’information complémentaire ou d’exercice des droits susvisés doit être adressée par courriel à : rgpd@interacto.fr ou courrier postal à : le cabinet INTERACTO, 12, rue Fleury 76 120 LE GRAND QUEVILLY.
Engagements du client. Aux fins de réalisation par le cabinet de la mission confiée par le client, celui-ci : (i) Atteste avoir fourni aux personnes physiques concernées l’information requise et, le cas échéant, avoir recueilli leur consentement, dans les conditions prévues par la réglementation susvisée, aux fins de communication au cabinet et de traitement par cette dernière des données à caractère personnel concernant ces personnes ; (ii) Autorise expressément le cabinet à traiter les données à caractère personnel communiquées par le client ; (iii) S’engage à répondre aux demandes d’exercice de droits exercés par les personnes physiques concernées.
Obligations des parties. Aux termes de la réglementation susvisée, le client est responsable du traitement desdites données et le cabinet intervient, selon la mission concernée, en qualité de sous-traitant du client et dans des cas exceptionnels en qualité de responsable conjoint du traitement.
Intervention du cabinet en qualité de sous-traitant. Dans le cadre de l’exécution de sa mission, le client fournit au cabinet des instructions détaillées et explicites, limitant la marge de manœuvre du cabinet. En pareille hypothèse, le cabinet agit uniquement sur instruction du client et à la qualité de sous-traitant du client au sens du RGPD.
Dans ce cadre, le cabinet s’engage à : (i) Traiter les données uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) qui fait ou font l’objet de la sous-traitance ; (ii) Traiter les données conformément aux instructions du client figurant dans la lettre de mission conclue; (iii), Dans le cas où le cabinet serait amenée à recruter des sous-traitants pour réaliser des prestations dans lesquels des traitements de données à caractère personnel sont effectués, à en informer le client ; (iv) Garantir la confidentialité des données traitées dans le cadre de sa mission ; (v) S’assurer que son personnel impliqué dans le traitement des données à caractère personnel: – s’engage à respecter la confidentialité des données traitées soit par voie contractuelle, soit par l’effet de la loi ; – reçoive la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel – s’engage à prendre des mesures commercialement raisonnables pour assurer la fiabilité de tout membre du personnel impliqué dans le traitement des données à caractère personnel; (vi) Notifier au client toute violation de données à caractère personnel dans les plus brefs délais après en avoir pris connaissance; (vii) Assister le client, dans la mesure du possible, à remplir son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées et transmettre au client, dès réception, toute demande d’exercice de ses droits par une personne concernée ; (viii) Mettre à la disposition du client la documentation nécessaire afin de démontrer le respect de ses obligations au titre de la réglementation applicable. Par ailleurs, le cabinet s’engage à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles garantissant un niveau de sécurité adapté au risque, notamment : (a) Les moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ; (b) Les moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ; (c) Une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement. (ix) Selon le choix du client, à l’issue de la mission, supprimer toutes les données à caractère personnel à moins que le droit de l’Union ou le droit de l’État membre n’exige la conservation des données à caractère personnel.
Intervention du cabinet en qualité de responsable conjoint du traitement. Dans de rares hypothèses le cabinet peut être qualifié de coresponsable de traitement. Le client et le cabinet s’engagent en pareille hypothèse à prendre toutes mesures nécessaires afin de préserver la sécurité des informations et notamment les protéger contre toute destruction accidentelle ou illicite, perte accidentelle, altération, diffusion ou accès non autorisés. Un contrat ad hoc régira la relation du client et du cabinet dans l’hypothèse où le cabinet interviendrait en qualité de coresponsable de traitement.
Recours à la sous-traitance. Dans le cas où le cabinet est amené à recruter des sous-traitants pour réaliser des prestations pour lesquelles des traitements de données à caractère personnel sont effectués, le cabinet veillera notamment à :
– fournir sur demande du client la liste des sous-traitants à effectuer en écrivant à rgpd@interacto.fr;
– à s’assurer que tous les sous-traitants s’engagent au même degré d’obligation que ceux du cabinet concernant la protection des données à caractère personnel. Le cabinet demeure pleinement responsable à l’égard du client de l’exécution par ses sous-traitants de leurs obligations.
7-1 – Détails des traitements
Le cabinet est qualifié de sous-traitant et agit uniquement sur instructions de son client et au nom et pour le compte de son client pour les missions suivantes :
- Mission d’établissement des bulletins de paie
- Mission de tenue ou révision de la comptabilité et établissement des comptes annuels et des déclarations fiscales
Il appartient au client d’informer les personnes concernées des opérations de traitement au moment de la collecte des données.
Nature et objet du Traitement
Lorsque cela est nécessaire à la fourniture des services prévue par la lettre de mission, l’expert-comptable procèdera au traitement de données à caractère personnel, au nom et pour le compte de son client.
Durée du Traitement
L’expert-comptable procèdera au traitement de données à caractère personnel pour toute la durée du contrat, sauf accord contraire entre les parties, formulé par écrit.
Types de Données à Caractère Personnel et durées de conservation
Les catégories de données collectées dans le cadre de la mission n’excèdent pas celles prévues par les dispositions du Code du travail et du Code de commerce.
Catégories de Personnes Concernées
Le client peut soumettre des données à caractère personnel au cabinet, le champ de cette soumission étant déterminé et contrôlé par le client à sa seule discrétion, pouvant inclure, mais sans s’y limiter, des données à caractère personnel relatives aux catégories suivantes de personnes concernées :
- Employés, stagiaire, apprenti, ou travailleurs indépendants
- Clients (dirigeant et points de contact)
- Membres de la famille du client (époux, épouse, conjoint, enfant)
- Interlocuteurs Fournisseur
- Interlocuteur Partenaires d’affaires
- Prospects
- Candidats
7-2 Mesures de sécurité technique et organisationnelle
Les mesures techniques et organisationnelles mises en œuvre par le cabinet sont les suivantes :
Contrôle des accès
Le sous-traitant met en œuvre les mesures appropriées afin d’empêcher que des personnes non autorisées aient accès à l’équipement de traitement des données.
- Autorisations d’accès pour les employés et les tiers ;
- Identification des personnes selon le niveau d’habilitation ;
- Système d’alarme de sécurité ou autres mesures de sécurité appropriées après le temps de travail ;
- Sécurisation des équipements informatiques décentralisés et des ordinateurs personnels ;
- Protection et restriction du chemin d’accès ;
- Exigences de vérification interne (principe des quatre yeux) ;
- Sécurité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, avec plusieurs niveaux d’authentification.
- Sécurisation du bâtiment.
Contrôle de l’utilisateur
Le sous-traitant met en œuvre les mesures appropriées pour empêcher la lecture, la copie, la modification ou le retrait non autorisés des supports de données, l’entrée non autorisée dans la mémoire, la lecture, la modification ou la suppression des données enregistrées, à savoir :
- Système d’autorisation
- Fichier journal des événements (surveillance des tentatives d’effraction) ;
- Authentification du personnel autorisé ;
- Utilisation du chiffrement pour les fichiers de sécurité critiques ;
Contrôle de l’organisation
Le sous-traitant a défini des procédures internes conformes aux exigences de la loi sur la protection des données :
- Politiques et procédures internes de traitement des données, lignes directrices, instructions de travail, descriptions de processus et règlements concernant la programmation, les essais et la diffusion ;
- Sensibilisation du personnel au RGPD ;
- Procédure en cas de faille de sécurité ;
- Obligation de confidentialité renforcée du personnel.
8- RESILIATION DE LA MISSION
En cas de résiliation au cours d’un exercice comptable, et sauf faute grave imputable au professionnel de l’expertise comptable, le client ou l’adhérent devra verser à ce dernier les honoraires dus pour le travail déjà effectué, majorés d’une indemnité conventionnelle égale à 25 % des honoraires annuels convenus pour l’exercice en cours ou de la dernière année d’honoraires en cas de montant incertain. Cette indemnité est destinée à compenser le préjudice subi par le professionnel de l’expertise comptable à raison de l’inclusion du dossier du client ou de l’adhérent dans sa charge de travail de l’année en cours.
En cas de manquement du client ou de l’adhérent à l’une de ses obligations, le professionnel de l’expertise comptable aura la faculté de suspendre sa mission en informant ce dernier par tout moyen écrit ou de mettre fin à sa mission après envoi d’une lettre recommandée demeurée sans effet.
9- SUSPENSION DE LA MISSION
Lorsque la mission est suspendue pour cause de force majeure ou défaut de paiement des honoraires, les délais de remise des travaux sont prolongés pour une durée égale à celle de la suspension susvisée.
Pendant la période de suspension éventuelle, toutes les dispositions du contrat demeurent applicables.
En cas de manquement du client à l’une de ses obligations (exemple : défaut de paiement des honoraires à l’échéance prévue), l’expert-comptable aura la faculté de suspendre sa mission après l’envoi d’une mise en demeure sous forme de lettre recommandée restée sans effet, et ne pourra être tenu responsable des conséquences préjudiciables pouvant découler de cette suspension.
10- DIFFERENDS
En cas de contestation par le client des conditions d’exercice de la mission ou de différend sur les honoraires, l’expert-comptable s’efforce de faire accepter la conciliation ou l’arbitrage du président du conseil régional de l’ordre avant toute action en justice[5].
11- DROIT APPLICABLE ET ATTRIBUTION DE COMPETENCE
Ce contrat de mission sera régi et interprété selon le droit français.
« TOUS LES LITIGES AUXQUELS LE CONTRAT POURRA DONNER LIEU, NOTAMMENT AU SUJET DE SA VALIDITE, DE SON INTERPRETATION, DE SON EXECUTION ET DE SA REALISATION, SERONT SOUMIS AUX TRIBUNAUX COMPETENTS DE ROUEN. »
12- ACCEPTATION DES CONDITIONS GENERALES D’INTERVENTION
Le client ou l’adhérent reconnaît avoir reçu, pris connaissance et
accepté les présentes conditions générales d’intervention
[1] Professionnel : défini par l’article liminaire du code de la consommation comme toute personne physique ou morale, publique ou privée, qui agit à des fins entrant dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale, libérale ou agricole, y compris lorsqu’elle agit au nom ou pour le compte d’un autre professionnel.
[2] L’expert-comptable élabore le cas échéant un tableau de répartition des obligations respectives joint en annexe à la lettre de mission.
[3] Article L 441-6 du Code de commerce.
[4] Article D 441-5 du Code de commerce.
[5] L’article 160 du décret du 30 mars 2012 prévoit la possibilité d’insérer également une clause compromissoire pour soumettre les différends à l’aritrage du Président du conseil régional de l’Ordre.